北京市留学人员服务中心是北京市人事局直属事业单位，是负责全市留学人员服务工作的专门机构。经上级有关部门批准，北京市留学人员服务中心建有“北京市留学人员档案库”，为留学人才提供档案管理服务。
一、留学人才及配偶调档与转档
经北京市人事局批准已来京落户的留学人才及随迁配偶应将其人事档案调入北京。北京市留学人员服务中心(以下简称为“中心”)提供委托调档、转档服务。
根据有关规定，留学人才及随迁配偶来京落户后，进入具有人事管理权单位工作的，须根据其所在单位的要求，将本人人事档案递交其人事部门，由单位负责保管其人事档案。聘用单位不具有人事管理权的，留学人员及随迁配偶人事档案须存放在聘用单位委托存档的人才中介机构的人事代理部门，由人才中介机构的人事代理部门保存留学人才及随迁配偶的人事档案。
(一)有人事管理权的单位
有人事管理权的单位可直接调入留学人才及随迁配偶的人事档案，也可委托“中心”代办转档。
委托“中心”转档的单位，在留学人才及随迁配偶的人事档案到京后，出具单位接受函，将其人事档案由“中心”调入其单位。
(二)无人事管理权单位
无人事管理权且委托人才中介机构做人事代理的单位，可委托人才中介机构调入留学人员及随迁配偶的档案，也可委托“中心”代办。
委托“中心”调档的单位，在留学人才及随迁配偶的人事档案到京后，人才中介机构的人事代理部门出具接收函，将留学人员及随迁配偶的人事档案由“中心”调入其人事代理部门。
“中心”将留学人才及随迁配偶的人事档案调入后，负责审阅、整理其人事档案。如缺少材料，负责敦促补齐，并将其进京批件(《调动人员情况登记表》)和国外学历学位认证书装入档案。
有人事管理权的单位或中介机构的人事代理部门直接将留学人才及随迁配偶的人事档案调入后，可凭其单位的档案接收和工作表现证明，到“中心”领取留学人才及随迁配偶的进京批件。
二、留学人员存档
(一)存档条件
1、出国留学人员，指本市出国留学人员，含探亲、访友、陪读等改为自费留学的人员;
2、留学回国人员，指经北京市人事局批准已来京落户的留学人员及随迁配偶;应聘到不具有人事管理权的单位或去外省市工作的留学回国人员;自己或合伙创办企业(公司)的留学回国人员。
(二)档案存入手续
1、出国留学人员须持国外院校录取通知书或邀请函、护照，留学回国人员须持驻外使、领馆教育处(组)开具的《留学回国人员证明》、聘用合同，经北京市人事局批准已落户北京市的留学人员或随迁配偶须持《北京市(留学人员)工作居住证》向“中心”提出委托存档申请;
2、“中心”同意委托存档后开具《北京市人才流动商调函》，由申请存档人员到原档案管理机构调出其人事档案;
3、“中心”审阅调入的档案，对缺少材料的档案将督促补齐;对材料齐全的档案，填写《人事档案转递回执单》并加盖单位公章，寄回原存档单位;
4、申请存档人员填写《留学人员存档登记表》一份，签定《留学人员存档协议书》一式两份，办理《存档登记卡》。
(三)档案调出手续
1、存档人员须持档案接收单位的《人才流动商调函》、《存档登记卡》、《留学人员存档协议书》到“中心”结清档案管理费用，办理档案调出手续;
2、“中心”将档案随同档案转递通知单一并转交档案接收单位;
3、经审核无误后，档案接收单位将《人事档案转递回执单》加盖公章后退回“中心”。
(四)存档服务
1、为存档留学人员收集、归纳、整理、保管留学期间及回国后形成的各类档案材料;
2、为存档人员、用人单位及有关方面提供所需档案材料，出具档案中记载的各类人事证明，如出生证明、学历证明、身份认定等;
3、为存档人员提供留学政策咨询、协助推荐工作等服务。
(五)档案代办
申请存档的留学人员不能亲自到“中心”办理存档手续，可以委托他人代办。
代办人除提交规定的材料外，还应提交代办人的身份证和委托人签名的代办委托书。
本《须知》未涉及的有关问题按《干部档案管理条例实施细则》与《流动人员人事档案管理暂行规定》执行。
